DASAR-DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK ORGANISASI PUBLIK

      Sesungguhnya pentingnya informasi bagi organisasi bukanlah hal yang baru. Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pulalah informasi telah selalu diperlukan oleh pemimpin organisasi untuk membantunya melakukan tugas-tugasnya salakupemimpin organisasi. Hal yang baru adalah peningkatan kesadaran tentang pentingnya peranan informasi bagi pemimpin untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Selain sistem pendukung keputusan, lingkup sistem informasi manajemen yang banyak terdapat di dalam organisasi publik adalah berkenaan dengan manajemen database. Begitu banyak permasalahan di bidang sistem informasi yang dipergunakan di dalam pelayanan publik yang sesungguhnya merupakan permasalahan manajemen database, yaitu bagaimana mengelola data dan informasi yang tersimpan dalam organisasi secara efesien dan aman serta menciptakan prosedur cari-ambil yang cepat dan mudah.

    Dalam meningkatkan kinerja yang efesien dan efektif dalam pelayanan publik, maka diperlukan sistem informasi manajemen yang baik. Seperti yang kita ketahui bahwasanya birokrasi yang memberikan pelayanan publik saat ini sangat berbelit-belit, sehingga pemerintah perlu merampingkan birokrasi agar masyarakat dapat dengan mudah dan cepat mengurus surat izin atau surat legalitas dari pemerintah, misalnya pembuatan KTP, surat izin usaha, dsb.
     Untuk memangkas sistem birokrasi yang berbelit-belit tersebut, maka pemerintah mendirikan instansi layanan satu pintu (one stop service). Dengan adanya layanan satu pintu (one stop service) diharapkan pemerintah dapat memberikan layanan yang cepat dan mudah, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada masyarakat. Dalam layanan satu pintu (one stop service) dibutuhkan suatu sistem informasi manajemen yang baik khususnya dalam keandalan manajemen database agar dalam memberikan pelayanan secara cepat dan mudah.Bahwasanya dalam manajemen database menyangkut dengan aspek pemakaian (use) dan pengendalian (control) data. Bagi organisasi publik kedua aspek manajemen tersebut, ini sama pentingnya. Pemakaian data harus dibuat supaya lebih efesien dan tanggap terhadap kebutuhan organisasi yang mempunyai misi pelayanan publik. Pada saat yang sama, database harus tetap dijaga integrasinya karena dalam organisasi publik cukup banyak data yang benar-benar rahasia dan harus dilindungi dari pihak-pihak yang mungkin menyalahgunakan data tersebut. Kecuali itu unsur penting yang harus diperhatikan oleh para mamjer publik adalah adaptabilitas organisasi terhadap sistem pengolahan data yang modern. Misalnya dalam pengurusan perizinan usaha, sudah menuntut komputerisasi secara integratif sedangkan kemampuan staff dan perangkat sudah memungkinkan, maka tidak ada alasan lagi untuk tetap mempertahankan sistem lama yang berbelit-belit dan memperpanjang proses dalam birokrasi.
     Adaptabilitas merupakan tuntutan bagi organisasi publik yang modern untuk menggunakan teknologi database mutakhir yang memungkinkan pengolahan data secara lebih efesien dan sistematis. Program-program database dan bahasa pemogram komputer sekarang ini memiliki kecenderungan untuk lebih dekat kepada unsur manusia sebagai pemakai data sedangkan ketergantungan terhadap mesin komputer semakin berkurang. Dengan perangkat database yang user-friendly dan machine-independent tersebut, manajemen organisasi publik tentunya akan lebih lincah dan tanggap dalam melaksanakan pelayanan publik.

    Pemakaian teknologi informasi telah memberi warna baru pada mekanisme layanan umum yang diberikan oleh organisasi-organisasi publik sebagai orga­nisasi yang memiliki misi dan sistem pengambilan keputusan yang berbeda dengan organisasi swasta. Komputerisasi dan otomasi berlangsung dimana-mana seiring dengan pengembangan sistem ad­ministrasi di dalam organisasi-organisasi tersebut guna menciptakan tata-kerja yang efektif dan efisien. Pada saat yang sama Sistem Informasi Manajemen Nasional (SIMNAS) yang andal hanya akan dapat dicapai apabila pengembangan simpul-simpul sistem informasi manaje­men da­lam organisasi-organisasi publik itu dapat dilaksanakan dengan baik. Masalah yang dihadapi oleh organisasi-organisasi publik pada umumnya dalam rangka pengem­bangan sistem informasi manajemen ialah bagaimana memadukan nilai efektivitas sistem administrasi dan layanan umum kepada masyarakat dengan nilai efisiensi didalam tata-kerja organisasi.

Secara umum, SIM publik terutama memiliki dua pola yaitu:

1.   Sistem pendukung keputusan (decision support system)

2.   Sistem manajemen database untuk layanan umum.

    Kebutuhan-kebutuhan akan perencana­an sistem komunikasi data, otoritas peng­gunaan data, arsitektur perangkat keras dan perangkat lunak maupun sumberdaya manusia yang menunjang masing-masing pola ini dalam beberapa hal akan berla­inan pula. Sistem pendukung keputusan lebih banyak menyangkut perencanaan beserta keputusan-keputusan strategis tingkat manajerial dengan waktu tang­gapan atas informasi yang lebih cepat. Sebaliknya, sistem manajemen database layanan umum lebih banyak menyangkut keputusan-keputusan rutin tetapi harus disertai dengan akurasi data dan informasi yang tinggi serta sistem operasional yang dapat diandalkan. Dimasa mendatang, pengembangan SIM publik akan menga­rah kepada perluasan aplikasi teknologi informasi, pola administrasi yang lebih fungsional, pemakaian teknik-teknik baru didalam pengembangan SIM berbasis komputer, dan penciptaan sistem layanan umum yang integratif.

A. SIM BERBASIS KOMPUTER

    Adalah suatu sistem yang menempatkan perkakas pengolah data komputer dalam kedudukan yang penting Alasan mengapa komputer merupakan perkakas yang sangat penting dalam SIM modern, adalah :
Pertama, kemampuan komputer untuk mengolah data.

    Persoalan pokok di dalam SIM modern adalah bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan komputer untuk menghasilkan keputusan manejerial yang baik.
Kedua, teknologi otomasi melalui komputerisasi sudah tersedia dimana-mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah. Kemampuan dana dan manusia yang ada apabila tidak menggunakan SIM berbasis komputer sangat disayangkan.Kegagalan yang dialami oleh suatu SIM disebabkan oleh anggapan bahwa komputerisasi akan dapat memecahkan setiap persoalan dalam organisasi atau karena terlalu tingginya perkiraan (too high expectation)

Unsur-unsur SIM yang berbasis komputer adalah:
1. Manusia
2. Perangkat keras (hardware)
3. Perangkat lunak (software)
4. Data
5. Prosedur

    Secara teknis pelaksanaan SIM berbasis komputer meliputi empat bagian, yakni input, pengolahan, penyimpanan dan output. Sistem operasi komputer modern dapat memperbaharui/meremajakan data dari sumber-sumber data dengan cara yang begitu komplek. Pada dasarnya ada dua cara peremajaan data:
1. Sistem pengolahan dalam gugus/tumpukan (batch processing)
Contoh: Di bank-bank dalam pembaruan catatan deposit nasabah selama satu hari
2. Sistem pengolahan waktu nyata (real-time Processing)
Contoh: Sistem pemesanan tiket pesawat. Pencatatan dalam penarikan di ATM

B. PERANGKAT KERAS
Menurut ukuran atau kapasitasnya perangkat keras digolongkan dalam empat kategori, yaitu :
1. Komputer Mikro
2. Komputer Mini
3. Komputer Besar
4. Super Komputer

C. Central Procesing Unit (CPU)
Inti dari setiap konfigurasi komputer adalah unit pengolah pusat. Komponen-komponen yang terdapat dalam CPU :
1. Input. Data yang hendak diolah dan instruksi-instruksi pengolahan diberikan kepada CPU melalui perkasas atau media input.
2. Output. Hasil akhir pengolahan data dari CPU ditulis pada berbagai bentuk media
3. Control Unit. Bagian ini berfungsi mengarahkan dan mengkoordinasi keseluruhan sistem komputer dalam pelaksanaan instruksi-instruksi program
4. Arithmetic logic Unit. Sebagi kalkulator CPU
5. Primary Strogage (penyimpan primer)
6. Bus. Adalah serangkaian kabel atau jalur yang membawa data.
Ukuran penyimpanan/lebat jalur trasnmisi
1. Bit (binari digit)
2. Byte

Ukuran kecepatan
1. Hertz.
Contoh : Apabila komputer deskpro 486 dengan kecepatan 50 Mhz, berarti micorprocessor clock yang dipakai untuk sinkronisasi operasi komputer bekerja sebanyak 50 juta putaran perdetik. 2. Mips. Singkatan dari millions of instruction per second. 3. Flops singkatan dari Floating-point instruction per second. yang mana kecepatannnya hingga Megaflops atau gigaflops

D. Penyimpanan
Penyimpanan data dapat dilakukan dalam main memory komputer dan penyimpan eksternal.
1. Main memory
    Memori utama adalah penyimpanan yang dapat diakses secara langsung oleh CPU.
2. Penyimpanan eksternal
     Contoh :disket, Harddisk, compact Disk, microfishe dan microfilm, Magnetic tape.
3. Perkakas input
4. Keyboard
5. Mouse, joystick, trackball
6. Light pen, memasukkan data untuk aplikasi khusus biasanya untuk kegiatan rekayasa dan arsitektur.
7. Digitizer alat yang efisien untuk memasukkan data yang berupa gambar, peta, bagan atau lambang-            lambang sehingga data tersebut dapat disimpan dalam bentuk sinyal-sinyal elektronik komputer
8. Bar code reader (membaca tanda garis tegak) swalayan, perpustakaan
9. Touch sensitive screen
10. Perkakas Output
       a.Printer
       b. Plotter, berfungsi untuk menterjemah sinyal-sinyal dari CPUmenjadi garis-garis atau kurva.                               
       c.Facsimile yakni salinan teks, dokumen atau grafik yang di kirim secara elektronis.
11. Perangkat lunak
     Perangkat Lunak (Software) adalah serangkaian instruksi yang dapat dipahami oleh perangkat keras    pengolah data atau komputer sehingga perangkat keras itu dapat melaksanakan pemrosesan data sesuai yang dikehendaki. Dalam kepustakaan tentang SIM, perangkat lunak disamakan dengan bahasa pemrograman (programming language). Sedangkan bahasa pemrograman sendiri pada intinya berisi serangkaian aturan-aturan yang memungkinkan instruktsi-instruksi tertentu dapat dilaksanakan oleh komputer (Parker, 1989:218 dalam Kumorotomo:1996:35)
12. Perangkat otak: pengorganisasian SIM modern
Dalam sistem informasi manajemen modern, untuk perangkat otak (brainware) atau unsur manusia menempati peranan sentral.

13. Analis/perancang sistem, bertugas mengadakan analissi dan penilaian tentang kebutuhan dari end usser, merancang sistem-sisstem pengolahan, dan menyusun spesifikasi kegiatan-kegiatan yang dapat ditunjang dengan perangkat komputer yang harus dikembangkan oleh organisasi
14. Programer, orang yang menyusun rankaian perintah-perintah dari data-data yang dimasukkan ke dalam sistem program.
15. Operator, orang-orang yang mengoperasikan komputer serta mencari dan mendistribusikan hasil-hasil pengolahannya disebut operator.